Tietosuojaseloste - Rekrytointi
Julkaistu 31.10.2023
Välitämme tietoturvastasi!
Me otamme vakavasti kaikkien meidän rekrytointiprosesseihimme osallistuvien ihmisten yksityisyyden suojan, ja siksi kaikki henkilötietojen käsittelymme tapahtuu voimassa olevien lakien sekä erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (tutummin ”GDPR”) mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa selvitämme, miten keräämme henkilötietoja, mitä tietoja käsittelemme ja miten sen teemme sekä kerromme myös, mitä oikeuksia sinulla on.
Tämä seloste kertoo, miten käsittelemme potentiaalisten työntekijöiden henkilötietoja ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on.
1. Keitä me olemme
Rekisterinpitäjä on STR Global Group Oy (ent. Suomen Terveysravinto Oy) (Y-tunnus 2342164-1), joka on osa STR Global Group Oy konsernia.
Mikäli sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä, voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse (tietosuojavastaava@suomenterveysravinto.fi).
Konserniin kuuluvat seuraavat yhtiöt:
- STR Global Group Oy (2342164-1, Suomi)
- STR Nordic AS (923 264 701, Norja)
- Soome Tervisetooted OÜ (12737711, Viro)
- HOHDE OÜ (16279808, Viro)
- ProBambu OÜ (16245241, Viro)
2. Mistä saamme henkilötietoja?
Saamme henkilötietoja työnhakuprosessin yhteydessä rekisteröidyn hakiessa avoimia työpaikkoja tai lähettämällä avoimen hakemuksen. Voimme lisäksi tarkistaa hakijan julkisesti saatavilla olevia tietoja heidän LinkedIn (tai muun vastaavan palvelun) -profiilista. Mikäli olet listannut hakemuksessasi suosittelijoita, saatamme ottaa yhteyttä näihin tahoihin.
Jos meillä on sinun henkilötietojasi, olemme saaneet ne jostakin seuraavasta syystä.
2.1 Hakemus
Mikäli olet hakenut avoimia työpaikkoja yhtiöstämme joko verkossa toimivan työnhakusivuston kautta, jonkin meidän verkkosivustomme työhakemussivun kautta tai olemalla suoraan yhteydessä asiakaspalveluumme ja/tai johonkin yrityksemme työntekijään, olemme vastaanottaneet hakemuksessa olevia henkilötietojasi sekä muita mahdollisia tietoja, jotka on annettu lomakkeissa tai sähköpostitse.
2.2 Työsopimukset
Mikäli olet allekirjoittanut sopimuksen rekrytointiprosessin aikana yhtiömme kanssa, sopimuksessa antamiasi tietoja on käsitelty, kun sopimus on toimitettu rekrytointiprosessia hoitavalle henkilölle/henkilöille sekä henkilöstöhallinnolle. Myös sopimukseen kuuluvat lisätietoja tarjoavat liitteet on käsitelty.
2.3 Työnhakualustat ja -tahot
Saatamme tarkistaa työnhakuprofiilisi, esimerkiksi LinkedInistä, Työmarkkinatorista tai muusta vastaavasta alustasta, mikäli sinulta löytyy sellainen. Saatamme myös vastaanottaa tietojasi mm. Työ- ja elinkeinoministeriön TE-palveluiden tai muiden vastaavien lähteiden kautta.
2.4 Suositukset
Mikäli olet listannut CV:ssä tai hakemuksessa suosittelijoita, saatamme ottaa heihin yhteyttä.
3. Mitä tietoja meillä on sinusta?
Meillä on kaikista rekisteröidyistä erilaisia perusyhteystietoja (esim. etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite). Meillä on myös kaikkien yritykselle työhakemuksen lähettäneiden syntymäpäivä/henkilötunnus, mikäli he ovat ilmoittaneet hakemuksessaan nämä tiedot. Kyseiset tiedot kerätään viimeistään työsopimuksen kirjoittamisen yhteydessä, mikäli hakuprosessi johtaa palkkaamiseen.
Muita hallussamme olevia työnhakijoiden tietoja ovat työkokemukseen, koulutukseen ja sertifikaatteihin liittyvät tiedot sekä mahdolliset hakemuksen liitteet, kuten CV, kuvat, videot ja muut vastaavat hakijan tarjoamat lisätiedot.
Sinulla on oikeus ottaa meihin yhteyttä ja pyytää nähtäväksi niitä tietoja, joita meillä on sinusta.
Emme käsittele arkaluontoisia henkilötietoja muutoin kuin siinä tapauksessa, että olet kertonut ne meille tai olet julkaissut tiedot vapaasti saatavilla olevaan profiiliin työnhakualustolla.
4. Miten pitkään säilytämme tietojasi?
Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista tai kunnes rekisteröity vaatii niiden poistamista rekisteristämme.
4.1 Miten kauan säilytämme tietojasi?
Säilytämme henkilötietojasi rekrytointiprosessin ajan. Tämä prosessi käsittää palkkaamispäätökset, hyväksymis- ja hylkäämispäätöksistä tiedottamisen ja yleensä myös kuukauden pituisen ajanjakson näiden jälkeen. Mikäli olet tehnyt valituksen sinua koskevasta palkkaamispäätöksestä, tietosi säilyvät, kunnes valitusprosessi on käsitelty.
Tiedot tarkistetaan uudestaan sopimuksia allekirjoittaessa, mikäli hakuprosessi johtaa palkkaamiseen. Työntekijän tiedostoissa olevat tiedot perustuvat näin palkkaushetkellä oleviin, ajankohtaisiin tietoihin.
4.2 Miten alihankkijamme käyttävät ja säilyttävät henkilötietojasi?
Käytämme alihankkijoiden tarjoamia teknisiä järjestelmiä, joita tarvitaan tiedostojen tallentamiseen, tietojen käsittelyyn sekä viestintään. Alihankkijat eivät voi käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa, vaan he voivat ainoastaan tallentaa ja siirtää tietoja. Kaikkia alihankkijalle siirrettyjä tietoja säilytetään vain käsittelyn kannalta tarpeellisen ajan.
5. Miten ja miksi käytämme tietojasi?
Käsittelemme potentiaalisten työntekijöiden tietoja, koska laki velvoittaa siihen sekä myös täyttääksemme tehtävämme työnantajana. Työnantajia vaaditaan käsittelemään tiettyjä tietoja oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi mahdollisen työsuhteen mukaisesti. Keräämme vain sellaista tietoa, joka on rekrytoinnin kannalta tarpeellinen. Näiden tietojen käsittelyn oikeusperusta perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Potentiaalisen työntekijän tietojen käsittelyn oikeudellisena perustana on myös suostumus, jolloin potentiaalinen työntekijä on antanut tiedot vapaasti rekrytointiprosessia varten.
Käytämme henkilötietojasi vain niistä perustelluista syistä, jotka on listattu GDPR:ssä ja työelämän tietosuojalaissa (laki yksityisyyden suojasta työelämässä).
5.1 Potentiaaliset työntekijät
Käsittelemme potentiaalisten työntekijöiden henkilötietoja seuraavilla tavoilla: hyväksymällä heidän työhakemuksensa, kommunikoimalla potentiaalisten työntekijöiden kanssa työhaastattelujen järjestämiseksi, tiedottamalla heille rekrytointiprosessiin liittyvistä päivityksistä, pyytämällä lisätietoja, käsittelemällä annettuja tietoja uuden työntekijän palkkaamiseen liittyvien päätösten tekemiseksi, ilmoittamalla potentiaaliselle työntekijälle muista mahdollisesti avoimista työpaikoista kuin siitä, johon hän on hakenut sekä puolustamalla itseämme meitä vastaan tehdystä kantelusta, johon hakija liittyy.
Oikeusperuste näille käsittelyille on suostumus ja lakisääteinen velvoite.
5.2 Muut menettelyt
Käsittelemme henkilötietojasi lakien, tuomioistuinten ja viranomaisten määräysten noudattamiseksi. Oikeusperuste käsittelylle on oikeudellinen velvoite.
6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Jotta voimme täyttää tehtävämme työnantajana, potentiaalisten työnhakijoiden tietoja täytyy luovuttaa ja siirtää alihankkijoille. Joissakin tapauksissa lainmukaista tietojen luovuttamista viranomaisille ei tarvitse ilmoittaa potentiaaliselle työntekijälle.
Palkkaamisprosessissamme saattaa olla mukana henkilöitä muistakin yrityksistä, jotka kuuluvat STR Global Group Oy:n konserniin. Näin ollen tietojasi voidaan jakaa konserniin kuuluvien yritysten kanssa.
Kun käytämme alihankkijoita erilaisissa, esimerkiksi sähköpostijärjestelmiin liittyvissä tehtävissä, siirrämme heille vain niitä tietoja, joita he tarvitsevat toiminnan toteuttamista varten. Kun siirrämme tietoja viranomaispyyntöjen vuoksi, siirrämme ainoastaan kyseisen viranomaistahon tarvitsemat tiedot.
6.1. Tietojen siirtäminen teknisille alihankkijoille
Käytämme kolmansien osapuolten valmistamia ja ylläpitämiä teknisiä järjestelmiä potentiaalisten työntekijöiden tietojen ja sähköpostien lähettämiseen. Olemme tehneet näiden tahojen kanssa asianmukaiset sopimukset taataksemme henkilötietojen riittävän suojan myös näissä järjestelmissä.
Luovutamme tietoja alihankkijoille sellaisissa tilanteissa, jotka liittyvät suoritettaviin tehtäviimme potentiaalisena työnantajana. Alihankkijat ovat seuraavanlaisia:
tallennusjärjestelmien palveluntarjoajat
sähköpostialustojen palveluntarjoajat
Nämä yllä luetellut alihankkijat eivät voi käyttää heille välitettyjä tietoja omiin tarkoituksiinsa missään tilanteessa. Heille välitetään ainoastaan palvelun toteutumisen kannalta oleellisia tietoja tiukoin ehdoin.
6.2 Tietojen luovuttaminen muille alihankkijoille
Mikäli alihankkija tai konsultti osallistuu rekrytointiprosessiin, saatamme luovuttaa tietojasi kyseiselle alihankkijalle tai konsultille. Heidän on kuitenkin käsiteltävä tietoja tässä dokumentissa esiteltyjen periaatteiden mukaisesti.
6.3 Tietojen siirtäminen ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle säännöllisesti teknisten järjestelmien vuoksi. Työnantaja on varmistanut, että tiedonsiirtomenetelmät noudattavat ohjeistusta, joka on laadittu kolmansiin maihin suuntautuvaa tiedonsiirtoa koskien.
Siirrot kolmansiin maihin toteutetaan seuraavien periaatteiden mukaan: 1) EU Komission on antanut päätöksen riittävästä tietosuojan tasosta kyseisessä maassa tai 2) siirtomekanismina hyödynnetään vakiosopimuslausekkeita sekä mahdollisia täydentäviä suojatoimia, jotta tiedonsiirto ja käsittely toteutuisi samalla tasolla kuin ETA-maiden sisällä.
Mikäli tietojensiirtoa ei pysty enää toteuttamaan pohjautuen EU Komission päätökseen riittävästä tietosuojan tasoon tai alihankkijan tekemiin täydentäviin suojatoimiin, työskentelemme sen eteen, että tiedot siirtyvät sellaiselle alihankkijalle, joka täyttää vaatimuksemme tietosuojan osalta ETA:n ulkopuolella, tai tietoja käsitellään jatkossa ETA:n sisällä.
6.4 STR Global Group Oy konsernin sisäiset tiedonsiirrot
Tietoja voidaan siirtää eri STR Global Group Oy konserniin kuuluville yrityksille riippuen haettavasta työtehtävästä sekä näiden yritysten henkilöstön mahdollisesta osallisuudesta palkkauspäätöksissä. Lista yrityksistä löytyy kohdasta 1.
6.5 Tietojen luovuttaminen viranomaisille ja muille hallintoelimille
STR Global Group Oy:lla on oikeus ja velvollisuus luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja viranomaisille heiltä tulevien pyyntöjen täyttämiseksi sekä työnantajille asetettujen henkilötietojen luovuttamista koskevien lakien ja määräysten mukaisesti.
7. Miten suojaamme tietosi?
Suojaamme tietosi teknisillä ja organisatorisilla toimilla, jotka takaavat, että tietosi ovat turvassa järjestelmissämme. Työnantaja vastaa tietojenkäsittelyn luottamuksellisuudesta, eheydestä ja laillisuudesta.
Tietomme potentiaalisista työntekijöistä ovat sekä sähköisiä tiedostoja että tulostettuja dokumentteja, joita käytetään työhaastatteluissa. Järjestelmät, joissa työnantaja säilyttää sähköisiä tiedostoja on suojattu hakkeroinnilta salasanoilla, salauksella ja palomuureilla. Tiedostoihin käsiksi pääsevien oikeudet ovat rajoitettuja ja ne on suhteutettu heidän rooleihinsa. Jokainen, jolla on pääsy rekisteriin, on allekirjoittanut rekisterin sisältöä koskevan elinikäisen salassapitosopimuksen. Järjestelmistämme vastaavat alihankkijat ovat vastuussa riittävistä teknisistä ja organisatorisista toimenpiteistä, joilla turvataan asianmukainen fyysinen ja tekninen tiedostojen suojaus. Alihankkijoiden kanssa tehdyt sopimukset määrittelevät sen, mitä alihankkijat voivat ja eivät voi tehdä tällä aineistolla.
8. Miten voin käyttää henkilötietoihini liittyviä oikeuksia?
Jos olet rekisterissämme, sinulla on tiettyjä GDPR:n määrittelemiä oikeuksia. Sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä tietoja käsittelemme sekä myös päästä järjestelmässä oleviin tietoihisi. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisemista, tietojen poistamista ja kieltää henkilötietojesi luovuttamisen.
Rekisteröityjen pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti, sillä on olemassa tiettyjä tilanteita, joihin saattaa liittyä rajoituksia.
Sinulla on oikeus saada vastaus kysymyksiisi GDPR:n määrittämissä rajoissa (1 kuukausi), vaikkakin pyrimme aina toimimaan nopeammin.
Lisäksi sinulla on oikeus tehdä kantelu henkilötietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
8.1 Sinulla on oikeus saada pääsy järjestelmässä sinua koskeviin henkilötietoihin
Tiedot voidaan toimittaa sinulle, kunhan olet tunnistautunut riittävästi. Tiedot voidaan toimittaa sinulle joko puhelimessa, sähköpostitse, suojatulla sähköpostilla tai sinulle voidaan postittaa myös paperiversio tiedoista. Toistuvista paperilla toimitettavista pyynnöistä veloitamme kohtuulliset hallinnointikustannukset (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 15.3)
8.2 Sinulla on oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisemista tai poistamista
Jos huomaat, että meillä on sinusta virheellisiä tietoja, kerro asiasta meille ja me korjaamme ne heti.
8.3 Sinulla on oikeus tehdä kantelu toiminnastamme tietosuojavaltuutetulle
Jos koet, että olemme rikkoneet henkilötietojesi suojaa, sinulla on oikeus tehdä toimistamme kantelu tietosuojavaltuutetulle.
Koska rekisterinpitäjä sijaitsee Suomessa, voit tehdä ilmoituksen Tietosuojavaltuutetulle seuraavan linkin kautta: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
8.4 Sinulla on oikeus tulla unohdetuksi
Sinulla on oikeus vaatia kaikkien tietojesi poistamista järjestelmistämme. Tätä kutsutaan ”oikeudeksi tulla unohdetuksi”. Tällöin poistamme kaikki henkilötietosi kaikista järjestelmistämme. Mikäli olet kuitenkin hakemassa meille töihin, tietojen poistaminen tarkoittaa myös hakemuksesi poistamista, eikä hakuprosessia ole mahdollista toteuttaa ilman kyseisten tietojen käsittelyä.
Tietojen poistaminen ei ole välttämättä mahdollista kaikissa tilanteissa.
8.5 Sinulla on oikeus saada vastaus kyselyihisi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen määrittämissä rajoissa
Vastaamme henkilötietoja koskeviin kyselyihin ”ilman aiheetonta viivytystä ja kaikissa tapauksissa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta” (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 12.3). Pyrkimyksemme on kuitenkin vastata sinulle selkeästi aiemmin.
9. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Päivitämme tätä henkilötietosuojaselostetta säännöllisesti, jotta voimme huomioida tarpeeksi hyvin lainsäädännön kehityksen, uudet tilanteet sekä toimintatapojen ja -mallien muutokset.
Tämä tietosuojaseloste on esillä työnhakusivuilla verkkosivustoillamme. Version mukana on aina päivämäärä, joka osoittaa milloin seloste on päivitetty viimeksi.
Tietosuojaseloste on päivitetty 31.10.2023
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- muutimme Suomen Terveysravinto Oy:n yrityksen nimeä (osio 1, 6, 6.4, 6.5). Yrityksen uusi nimi on STR Global Group Oy. Kyseessä on sama rekisterinpitäjä (nimi on vain muuttunut). Muutos ei aiheuta mitään muutoksia henkilötietojen käsittelyyn.